Hur ska vi återvända till kontoret?

För några veckor sedan togs restriktionerna bort och allt fler medarbetare börjar nu strömma tillbaka till sina kontor. Kan vi återvända till kontoret och jobba på som tidigare eller har 1,5 år av distansarbete påverkat vårt förhållningssätt?

I den här intervjun berättar Daniel Jirhäll, Senior Director, Head of Investor Leasing, Office Agency Sweden på fastighetskonsultbolaget CBRE, vad företag behöver tänka på när de planerar framtidens kontor.

I början av pandemin tvingades många företag skicka hem sina medarbetare för att värna om deras hälsa. Oron kring hur det skulle gå har varit stor men vi kan med trygghet konstatera att produktiviteten varit fortsatt hög. Dessutom ser vi en ökad tillit mellan företag och deras anställda.

Tekniken har också tagit ett jättekliv framåt vilket bäddar för att distansarbete är idag betydligt enklare än det var för två år sedan. Daniel menar att vi säkerligen hade kommit hit ändå men att pandemin gett såväl teknik som förtroende en ordentlig skjuts framåt.

Hur ser företag och anställda på frågan om att återvända till sina kontor?

Vi på CBRE har löpande genomfört undersökningar för att förstå hur anställda och chefer tänker i frågan om framtidens kontor. Slutmålet för de flesta företagen, och nästan 80% av alla större företag, siktar mot någon form av blandat arbetssätt eller hybridarbete.

Vad innebär egentligen en hybridlösning?

En hybridlösning innebär att anställda kan arbeta på kontoret, på distans eller både och. För att det ska fungera måste det finnas tekniska och organisatoriska lösningar som gör det enkelt och smidigt. Exakt hur det går till är naturligtvis olika för olika företag. Flera företag som vi har kontakt med planerar att inför olika ramar, utifrån individ och team, samt regler som säkerställer att deras verksamhet är fortsatt effektiv på ett hållbart sätt när väl en hybridlösning är på plats.

Vad är det för frågor som företag behöver ta ställning till?

Det är givetvis en hel del frågor att ta tag i och sannolikt kommer fler dyka upp längs vägen. Några vanliga frågor är hur man kan garantera att inte alla arbetar på distans samtidigt. Måndagar och fredagar är exempelvis attraktiva dagar för hemarbete. Företag måste fundera på vilka funktioner och kompetenser som behöver bemanna kontoret vid varje givet tillfälle, snarare än vilka personer som är på plats.

En annan fråga att ta ställning till är vad kontoret faktiskt ska användas till. Är det en arbetsplats precis som innan pandemin eller fyller den idag specifika funktioner, såsom kreativa och mer sociala funktioner? Kommer kontoret användas för kundmöten och representation i större utsträckning än tidigare? Hur ser behovet ut för att ha videorum? En stor fråga blir givetvis även hur företagets kultur kommer att behöva utvecklas för att spegla nya arbets- och förhållningssätt.

Hur ska man tänka kring införandet av en hybridlösning?

Jag rekommenderar att företagen tar en dialog med sina medarbetare och gärna tar hjälp av en medarbetarundersökning. Detta för att ta reda på hur de tänker och se till att få ett tillförlitligt beslutsunderlag.

En ganska komplex fråga som vi observerat i våra undersökningar är att unga gärna vill vara på kontoret eftersom deras bostad inte är tillräckligt stor för att husera en bekväm och effektiv arbetsplats. De ser också att gränsen mellan arbetsliv och privatliv suddas ut när de arbetar hemifrån. Unga vill även vara på kontoret för att lära sig av mer erfarna medarbetare. Däremot vill de äldre medarbetarna arbeta hemifrån då de anser sig kunna disponera sin tid bättre. Bland annat sparar de tid när de inte behöver pendla till jobbet och har de dessutom familj så är det smidigt att få ihop privat- och arbetsliv genom att arbeta hemifrån ibland.

Som företag vill man inte tvinga sin personal till att vara på kontoret, om arbetet de facto kan utföras effektivt och hållbart från annan plats. Om man vill att alla anställda ska vara på kontoret, som innan pandemin, kommer det att krävas riktigt bra argument.

Vi ser därför att det kommer bli en övergångsperiod där flera svåra beslut kommer att behöva tas för att kunna tillmötesgå allas viljor och önskemål. Det gäller för företag och anställda att vara flexibla och hitta svaren och lösningarna tillsammans.

Om personal ska arbeta på distans behövs då stora kontorsytor?

Både ja och nej. Hur man utnyttjar kontorets yta kommer att förändras, men jag tror inte att många företag automatiskt kommer att välja mindre lokalytor med anledning av det nya arbetssättet. Om kontoret ska användas till sociala aktiviteter, kreativa workshops och kundmöten behöver man avsätta utrymmen för detta.

Dessutom kommer de som arbetar på kontoret behöva arbeta med kollegor som är på distans. Detta ställer krav på avskilda rum med teknik för video och ljud, rätt belysning och ventilation. De traditionella telefonrummen kommer att behöva uppgraderas till videorum för 1-2 personer, vilket sannolikt kommer kräva större yta jämfört med telefonrummen. Företag kommer att se fördelarna i att vara kvar i sina befintliga lokaler, men genomföra förändringar i hur ytan disponeras.

Min prognos är att många företag först bör landa i hur kontoret ska användas och hur beläggningen kommer se ut innan man börjar bygga om. En stor ombyggnation kan stå i kontrast med företagets hållbarhetsåtagande så det ger ytterligare en aspekt att ta med i detta arbete.

Jag rekommenderar att företagen inte har för bråttom, utan börja med att ta dialogen med medarbetarna och utför undersökningar för att fastställa hur behoven ser ut. Därefter kan det bli dags att successivt anpassa lokalen. Sedan går det givetvis inte att vänta hur länge som helst, då kontoret och arbetssättet samtidigt påverkar medarbetarnas trivsel och effektivitet.

Så hur kommer framtidens kontor att fungera?

Många har försökt att se in i kristallkulan under pandemin, men det finns inte ett svar eller en enhetlig lösning, utan företagen måste utgå ifrån sin verksamhet och sina medarbetares önskemål. Vi på CBRE ser trender och önskemål i hur människor börjat tänka kring sitt arbete – och det vi framför allt behöver fundera på är hur vi arbetar, var vi arbetar och när vi arbetar.

Vi tackar Daniel Jirhäll för den här inspirerande intervjun. Det är med spänning vi följer utvecklingen på kontorsmarknaden.

---