Fyra viktiga frågor när ni ska bestämma ytan på er kontorslokal

Att välja rätt storlek på kontorsytan är en av de viktigaste frågorna att ta ställning till när ert företag letar nytt kontor. Speciellt i dessa dagar, när kontorets roll håller på att förändras. För att hjälpa er på traven har vi sammanställt fyra viktiga frågor att utgå ifrån. Med svar på dessa frågor kan ni sedan använda vår lokalkalkylator, som stöd för att hitta er optimala kontorsyta.

1. Hur många anställda är ni om 2-3 år?

Den första frågan, och kanske den viktigaste, är hur många som är på kontoret idag och hur många anställda ni räknar med att vara inom de närmaste åren. Det är nämligen grundläggande för att kunna avgöra hur stor kontorsyta ni behöver. Att se till utvecklingen på 2–3 års sikt är en rimlig tidsrymd både utifrån normallängden på ett hyresavtal samt hur er verksamhet kan komma att utvecklas.

2. Vilken typ av arbetsplats vill ni ha?

Den andra frågan som bör ställas är vilken typ av arbetsplats ni vill ha och hur ni ska disponera ytan. I det klassiska kontoret, även kallat cellkontor, har varje person sitt eget rum. Ett alternativ är det öppna kontorslandskapet med arbetsplatser samlade i större utrymmen och skärmar mellan skrivborden. Sedan finns det aktivitetsbaserade kontor med olika typer av arbetsplatser för olika arbetsuppgifter. Varje kontorstyp ställer sina krav på såväl ytan som på de anställda. Det är med andra ord väl värt att fundera på vilket typ av kontor som passar er verksamhet bäst.

Hur mycket kontorsyta per anställd behövs egentligen? Cellkontoret kräver ca 25 kvm per anställd, medan det aktivitetsbaserade kontoret kräver ca 10-15 kvm per anställd. Något att ta med i beräkningen är att aktivitetsbaserade kontor behöver varierande inredning som anpassas till aktiviteten, vilket kan leda till ökade inredningskostnader. Det öppna landskapet kräver ca 15-20 kvm per anställd men ställer också större krav på ljudisolering.

LÄS OCKSÅ: Framtidens kontor - så här ser arbetsmarknadens unga på utvecklingen

3. Hur är ventilationen i lokalen?

En tredje fråga som avgör hur mycket utrymme som behövs är lokalens ventilation. En bra arbetsmiljö måste ha god ventilation. Prestationen sjunker snabbt bland anställda om tillgången på bra luft är begränsad. I äldre hus med gamla ventilationssystem krävs det ofta större yta per anställd än i lokaler med modern ventilation.

4. Hur många mötesrum behöver ni?

Den fjärde frågan du bör ställa dig är hur många mötesrum ni behöver och vad för typ av mötesrum det handlar om. Stora konferensrum är ofta dåligt utnyttjade samtidigt som mindre mötesrum för upp till 3-5 personer används dagligen. Fundera även på om du behöver mindre arbetsrum avsedda för digitala möten eller gruppsamtal via konferenstelefon.

I många fall underskattas behovet av mötesrum vilket leder till att de ofta är fullbokade. Resultatet blir att anställda behöver söka sig utanför kontorets väggar för att samarbeta med sina kollegor. Oavsett om du satsar på ett aktivitetsbaserat kontor, ett cellkontor eller öppna landskap är antalet mötesrum en fråga av största vikt.

Med dessa fyra frågor hoppas vi att det blir enklare att hitta rätt storlek på ert nya kontor. Fler tips när du ska hyra lokal hittar du här.